Bagaimana Menguruskan 'Underperformers'

Benarkah Fernando Torres seorang underperformer??

Salam semua readers yang masih lagi setia menunggu artikel terbaru di Untuqsemua.com ini. Terlebih dahulu sengaja hendak beritahu yang penulis agak kepenatan 2 minggu kebelakangan ini. Biasalah, kerja sebagai Ketua Jabatan ini amat membebankan lebih-lebih lagi bila sudah hujung tahun. Laporan prestasi anggota perlu dilengkapkan, mesyuarat sana sini, kerja bertimbun saban hari dan pengurusan kewangan yang perlu dibereskan. Itulah penyebab kepada ‘kesunyian’ blog ini.

Kali ini penulis ingin menarik perhatian pembaca semua kepada topic yang penulis rasa agak penting dalam menguruskan staf dan anggota bawahan. Ianya tidak hanya kepada anggota bukan pegawai, tetapi sesuai untuk semua peringkat. Dari Superior ke employee.

Salah satu masalah yang sering dihadapi oleh Ketua/Pengurus/Penyelia sesebuah organisasi adalah pengurusan staf yang ‘underperform’ atau dengan kata lain, staf yang sudah tidak bermotivasi, tahap kerja yang sudah ‘stagnant’ dan mungkin menurun dari tahun-tahun sebelumnya.

Jika pembaca diluar sana merupakan ketua/pengurus mahupun penyelia, suka diingatkan bahawa artikel ini mungkin dapat membantu anda dalam mengurus sumber manusia dibawah jagaan anda. Selamat Membaca!

‘Of all the decisions an executive makes, none are as important as those revolving around people, because employees determine the performance capacity of an organization’

- Lindsey B. Poppe, Pharm. D., M.S., BCPS, Clinical Manager, Department of Pharmacy

University of North Carolina Hospitals

Suka penulis dahulukan artikel ini dengan quot di atas. Jika anda salami dalam-dalam, memang ada kebenarannya. Lebih-lebih lagi di sektor swasta. Sektor kerajaan juga boleh implemen sedikit sebanyak cara yang UNCH guna untuk menguruskan pekerja-pekerja yang ’underperform’.

Yes!! I want to believe i can!!

Di Amerika Syarikat, didalam pentadbiran pengurusan farmaseutikal, kos mengurus pekerja adalah kedua tertinggi selepas kos ubat-ubatan. Sekiranya pekerja-pekerja terbabit ’underperform’, kos ini akan meningkat berganda. Ini disebabkan oleh pekerja-pekerja yang malas ini tidak menyumbang kepada keuntungan pengurusan atau organisasi secara lebih optimum. Bayangkan jika anda ada pekerja yang rajin dan tidak mengira soal kerja, keuntungan syarikat anda pasti akan lebih baik daripada syarikat yang mempunyai pekerja yang malas dan tidak mahu berusaha lebih dalam membantu membangunkan syarikat. Yang dikatakan kos mengurus pekerja ’underperform’ lebih tinggi adalah pihak pengurusan terpaksa berbelanja lebih untuk meningkatkan semula performance pekerja mungkin dengan cara mengadakan seminar, kaunseling, kem motivasi dan etc.

Apa yang ditakrifkan sebagai pekerja yang ’underperform’?

            Pekerja yang underperform adalah pekerja yang tidak mencapai tahap mutu kualiti kerja sepertimana yang diharapkan, pekerja yang tidak konsisten dalam memberi servis terbaik dan tidak menggunakan ilmu dan kemahiran yang ada sewaktu bekerja.

            Kebiasaannya, pekerja seperti ini memiliki sikap yang tidak baik (undesirable behavioral characteristic) seperti:

1.                  Antagonis

2.                  Kelakuan yang tidak produktif

3.                  Kurang sikap professional

4.                  Sikap negatif yang lain.

Untuk mencapai tahap mutu,servis kerja yang tinggi, pengurusan terpaksa

berbelanja lebih hanya untuk mengekalkan mutu dan prestasi sesuatu jabatan, organisasi mahupun unit.

            Apa yang dilakukan oleh pihak UNCH untuk mengelakkan masalah ’underperform’ adalah melibatkan 4 proses utama. Proses-proses tersebut adalah ketika proses pemilihan pekerja, proses asimilasi pekerja, proses pembetulan dan proses pemecatan.

            Keempat-empat proses ini amat dititikberatkan oleh top manager UNCH supaya dapat membendung masalah ini seterusnya mengurangkan kos operasi dan pengurusan staf. Ini secara tidak langsung dapat meningkatkan keuntungan syarikat/hospital/pengurusan.

            Mari kita lihat apa yang dilakukan oleh mereka?

Sewaktu diproses pemilihan anggota/pekerja baru, pihak UNCH amat memilih agar candidate yang ditemuduga terdiri daripada mereka yang benar-benar komited terhadap tugas dan tanggungjawab. Pihak UNCH menggunakan satu alat (tool) untuk mengenalpasti underperformers. Alat tersebut dinamakan Behavioral-based interviewing. Pihak UNCH memperkenalkan moto ‘Hiring for excellence’. Proses temuduga tersebut amat penting kerana daripada alat tersebut, mereka dapat mengenalpasti keupayaan seseorang pekerja baru. Daripada jawapan yang diberikan, mereka dapat menilai kelakuan lepas (past actions) seseorang pekerja dan bagaimana kelakuan lepas mereka dapat mempengaruhi tindakan masa depan mereka.

Selepas melakukan temuduga secara sistematik ini, mereka dapat mengurangkan bilangan pekerja yang telah diterima bekerja tetapi berhenti disebabkan beberapa factor tertentu. Oleh hal yang demikian, proses memilih dan temuduga dapat dikurangkan dan ini menjimatkan kos pentadbiran.

Seterusnya mari kita lihat proses asimilasi atau probationary period yang lebih dikenali sebagai ’welcome period’ kepada semua staf yang diterima untuk bekerja di UNCH. Apa yang mereka lakukan untuk mengelakkan underperformers?

            Untuk mereka yang berjaya diterima bekerja, proses asimilasi dianggap penting kerana ianya menentukan tahap mutu pekerja di masa depan. Mereka melaksanakan orientasi di setiap jabatan dan unit. Ini untuk memperkenalkan staf baru kepada visi, misi dan objektif sesebuah unit mahupun jabatan. Ianya juga sebagai peluang staf baru ini bertemu dengan pentadbir, big boss dan juga penyelia. Dengan itu, pekerja diharapkan faham tentang arah tuju organisasi terbabit dan bersedia untuk menyesuaikan diri dalam suasana pekerjaan nanti. Proses dianggap penting kerana sekiranya pekerja tidak merasakan faktor  ’self belonging’ di tempat kerja, besar kemungkinan staf baru tersebut akan tidak produktif dan seterusnya underperform. Mereka menerangkan segala aspek yang perlu seseorang staf baru patut tahu sehinggakan perihal parking pun mereka cakap.

            Proses seterusnya adalah ketika proses pembetulan (correcting process). Ketika ini pentadbir/penyelia/pengurus telah mengenalpasti underperformers. Ini mungkin disebabkan sudah terlalu lama bekerja mahupun motivasi telah menurun. Untuk ini, pentadbir akan mengkaji punca perkara ini berlaku. Komunikasi secara berkesan merupakan jalan untuk mengutarakan masalah ini seterusnya menyelesaikannya.

Satu approach yang boleh kita pelajari adalah Studer DESK approach:

           

1.                  Describe to the employee what has been observed.

2.                  Evaluate and explain how the managers feels about the observation.

3.                  Show the employee what needs to be done, and

4.                  Let him or her know the consequences of continued underperformance.

Pi cari kerja lain la jawabnya.

Proses terakhir (proses pemecatan) hanya akan berlaku sekiranya telah diberi 2 atau 3 surat amaran kepada underperformers tetapi tiada tindakbalas positif. Seperti Donald Trump cakap: YOU ARE FIRED!!!

Penutupnya adalah underperformers menyebabkan pengurusan kerugian masa, tenaga dan menyebabkan organisasi tidak mencapai matlamat sebenarnya yang ingin dituju. Mengutarakan masalah underperformance secara berhemah dan teliti dapat membantu organisasi kembali ke landasan seperti sediakala. Jika tidak boleh, keluarkan sahaja pekerja yang bermasalah itu dan tukarkannya dengan pekerja yang mempunyai semangat, motivasi dan dorongan positif yang tinggi. Harap dapat membantu anda semua. Sekiranya ingin membaca artikel berkenaan, emelkan pertanyaan anda kepada saya ya. Happy managing!!